Acompanhar planos e pacotes

💡 Dica

Planos e assinaturas geram receita recorrente e fidelizam. Acompanhe as abas Não renovados e A vencer para agir antes do cliente sumir, um lembrete na hora certa recupera muita renovação.

💡 Dica

Se um cliente reclamar que “faltou um atendimento no fim do pacote”, quase sempre é porque houve um cancelamento em algum momento: os atendimentos seguintes sobem e o crédito livre fica no último ciclo. Basta agendar um atendimento de reposição para completar o pacote.

A tela Planos mostra todos os planos e pacotes contratados pelos seus clientes, com o status de cada um, para você acompanhar renovações e vencimentos.

Filtros por vencimento

Os cartões no topo agrupam os planos por proximidade do fim: Não Renovados, Finaliza em até 1 semana, entre 1 e 2 semanas, entre 2 semanas e 1 mês, em mais de 1 mês e Ativos. Clique em Mostrar todos para ver a lista completa.

A lista de planos

Cada linha traz o Cliente, o Pet, o Tipo (Plano ou Pacote), a Duração, o nome do Plano, o Status (Ativo, Vencido ou Cancelado) e a data de Encerramento.

Agir sobre um plano

Na coluna Operações, à direita, ficam o atalho para as faturas do plano e o botão de renovar.

A lista de planos do cliente

Para ver os planos de um cliente específico, abra o perfil dele e vá em Planos & Pacotes. A tela agrupa os planos por pet e traz, no topo, um filtro com a contagem de cada situação:

• Ativo: em uso, dentro da validade;
• Pendente: vendido, aguardando o início ou a primeira cobrança;
• Vencido: passou da data de término;
• Agendado: com os atendimentos já marcados;
• Finalizado: o cliente usou tudo o que tinha direito;
• Cancelando: cancelamento em andamento;
• Cancelado: encerrado.

Clique em qualquer situação para filtrar. Cancelando e Cancelado são situações diferentes e aparecem com cores distintas, não confunda um cancelamento ainda em andamento com um já concluído.

A tela do plano vendido

Clique no cartão do plano para abrir o detalhe. No topo ficam a Situação e as ações, Trocar dia, Estender validade, Cancelar plano e Renovar plano.

A página reúne, numa tela só:

• Detalhes do plano: o pet (raça, porte e pelagem), o cliente, o Tipo, a Cobrança, as datas de Contratação, Início e Término, a Recorrência (dia da semana e horário), o Funcionário e se tem Leva e traz;
• Faturas: o ciclo atual, com o período, a situação e o valor de cada fatura, e o atalho Ver fatura;
• Contadores: quanto de cada serviço já foi usado e quanto resta (ex.: Banho 3/4 · resta 1);
• Agendamentos deste ciclo: a lista das visitas do ciclo com data e situação;
• Histórico de uso: o calendário de tudo o que já foi consumido no plano;
• Registros do plano: a linha do tempo do que aconteceu (venda, alterações, cancelamentos).

Remarcar × cancelar um atendimento do pacote

Quando um cliente tem um pacote com vários atendimentos já agendados, mexer em um deles reorganiza o pacote inteiro: os ciclos, as datas e os vencimentos. Vale entender como, antes de mexer.

Antes, três conceitos rápidos:

• Os atendimentos de um pacote são organizados em ciclos, e cada ciclo é uma fatura. Por exemplo, um pacote de banho semanal pode agrupar 4 banhos em uma fatura.
• O vencimento de cada fatura é calculado a partir das datas dos atendimentos daquele ciclo: se a loja cobra ao iniciar o bloco, o vencimento é o dia do primeiro atendimento; se cobra ao encerrar, é o dia do último.
• Cada ciclo tem um período e uma quantidade de atendimentos incluídos. É isso que define se ainda cabe atendimento naquele ciclo.

A reorganização, em dois passos

Cancelar ou remarcar um atendimento dispara a reorganização do pacote:

1. Quem fica em qual ciclo. Os atendimentos são distribuídos em ordem de data, e cada um entra no primeiro ciclo que ainda tem crédito para todos os serviços dele. Na prática, os seguintes sobem, e a vaga livre acaba no último ciclo, que é onde a reposição cabe. Dentro de cada ciclo, a ordem das visitas volta para a cadência da venda: o serviço que aparece de tempos em tempos (a tosa quinzenal, a hidratação mensal) ocupa as mesmas posições em que foi vendido, abrindo o bloco e voltando no espaçamento certo, em vez de cair em duas semanas seguidas. Só o que faz parte do pacote entra nessa conta: um serviço extra pago que você colocou numa visita específica fica na data que você escolheu.
2. Quem fica em qual data. As datas dos atendimentos futuros são redistribuídas em ordem cronológica, seguindo a ordem dos ciclos: os atendimentos trocam de data entre si, cada um levando os próprios serviços. Nenhuma vaga nova é criada.

Só depois disso o vencimento de cada fatura é recalculado, já com as datas finais. É assim que a cobrança acompanha as visitas, que é o combinado com o cliente: cobrar depois dos atendimentos feitos.

O que não se mexe:

• atendimentos já realizados (Finalizado, Entregue) e os que já passaram não trocam de data;
• faturas pagas, canceladas ou com nota fiscal emitida ficam congeladas: não mudam de vencimento nem de itens, e a reorganização acontece nas demais;
• nada é cobrado a mais: a distribuição respeita a cota de cada ciclo, então a reorganização não cria “(Extra)”.

Quando o atendimento que chega não cabe no horário de destino com o profissional que já tinha, porque ele está ocupado ou porque aquele horário nem é oferecido (almoço, folga, bloqueio), a tecpet procura outro profissional livre para cada serviço: primeiro quem acabou de liberar aquele horário, depois quem atende a categoria e a espécie do pet, na ordem de Como o sistema escolhe quem atende. Se o plano foi vendido com Sempre o mesmo profissional? = Sim, a troca só acontece entre os profissionais escolhidos na venda. Só o serviço que não cabe em ninguém entra como encaixe com bloqueio em vez de travar a reorganização, e fica marcado na agenda. A data e a hora não mudam por causa disso.

Quando sobram cortesias e faltam ciclos

Depois de alguns cancelamentos, as visitas que sobraram podem carregar mais cortesias do que os ciclos restantes comportam: três hidratações mensais para dois blocos, por exemplo. Como cada ciclo aceita uma só, cada cortesia a mais exigiria um bloco só para ela, e o cliente acabaria pagando um bloco inteiro por uma única visita.

Nesse caso a reorganização devolve a cortesia para a visita que abre o ciclo, a mesma regra da venda, e a retira das seguintes. Isso custa uma cortesia ao cliente, então só acontece quando evita um bloco inteiro cobrado a mais; se a quantidade de ciclos ocupados não cair, a distribuição anterior continua valendo. Um atendimento já entregue nunca perde serviço. A retirada fica registrada no histórico do atendimento, com o texto “retirado(s) pelo ciclo do pacote: a cortesia deste bloco já foi usada em outro atendimento”, para a loja saber o que aconteceu e por quê.

Remarcar

• Muda apenas a data daquele atendimento e preserva a sessão: nada é devolvido nem perdido.
• O atendimento que você acabou de mexer fica na fatura em que está; são os outros que se acomodam em volta dele.
• Remarcar sem passar na frente de outra visita do pacote em geral não mexe em mais nada. Remarcar cruzando outra visita reorganiza os ciclos e as datas do mesmo jeito que um cancelamento.
• Remarcar para uma data fora da validade do pacote é bloqueado. Nesse caso, use Estender validade antes.
• É a opção certa quando o cliente só quer trocar o dia, sem perder a sessão.

Cancelar

• O atendimento é cancelado e a sessão volta para o pacote: os seguintes sobem e o crédito livre fica no último ciclo, pronto para a reposição.
• Os vencimentos das faturas ainda abertas acompanham as datas que ficaram em cada ciclo.
• A visita cancelada continua aparecendo no card do ciclo, só como histórico: ela não usa crédito e não conta como “fora do período”.
• Se um bloco ficar sem nenhuma visita depois dos cancelamentos, ele continua na lista de Próximas, com a explicação de quantos atendimentos foram cancelados. Pelo prazo do plano ele ainda cabe: você pode agendar as visitas dele ou deixar como está.
• Clicar duas vezes em cancelar não devolve a sessão duas vezes.

⚠️ Atenção

Se o cliente só quer mudar o dia de um atendimento, use Remarcar: nunca cancelar e criar de novo. Remarcar preserva a sessão e o lugar do atendimento na cobrança; cancelar devolve o crédito ao pacote, reorganiza os ciclos e você ainda precisa agendar a reposição.

Trocar o dia do plano inteiro

Para mudar o dia da semana de todos os atendimentos futuros de uma vez, use Trocar dia, no topo da tela do plano. A janela Trocar o dia do plano pede, nesta ordem:

1. o Novo dia da semana (os dias em que a loja não abre ficam indicados);
2. a data a partir da qual aplicar a troca: só os agendamentos dessa data em diante são movidos, os anteriores ficam como estão;
3. o novo horário, na mesma grade da venda: o grupo Livre em todas as datas lista os horários que cabem em todas as semanas, e o grupo Só com encaixe em algumas datas os que só cabem por encaixe em parte delas, com a fração (ex.: 24 de 48 datas). Ao escolher um horário desse segundo grupo, aparece o seletor “Nas datas em que o horário não estiver livre”: Encaixe com bloqueio (ocupa o profissional nesse horário) ou Encaixe (não ocupa ninguém).

Cada atendimento é remarcado dentro da própria semana, no horário escolhido. A troca não altera valores, faturas nem contadores.

Agendar usando o pacote, e quando o atendimento fica avulso

Ter um pacote ativo não faz o atendimento entrar nele sozinho: o agendamento só consome o pacote quando é marcado com o plano na hora de agendar.

• O sistema procura a vaga a partir da data do atendimento, olhando primeiro para os ciclos seguintes e só depois para os anteriores. Assim um atendimento de agosto não cai no ciclo de julho.
• A sessão só é descontada depois que o agendamento é criado de verdade. Uma tentativa que dá erro no meio não consome sessão.
• Se não houver vaga em nenhum ciclo, o agendamento não é criado e o sistema avisa. Para atender fora do pacote, é só agendar sem marcar o plano: aí ele entra como avulso e é cobrado normalmente.
• Na fatura, o que passa do que está incluído aparece como “(Extra)” e é cobrado; o que está dentro fica vinculado ao pacote.
• Na Área de Serviços, cada serviço mostra se faz parte de plano ou pacote, sem precisar abrir o agendamento.

📌 Sobre os Contadores

O número em Contadores é recalculado sempre que o pacote é mexido (um cancelamento, uma remarcação, um agendamento novo). Se você ajustar o contador na mão, ele pode voltar ao valor calculado na próxima alteração do pacote.

Veja também

• Perfil do cliente
• Acompanhar cobranças
• Os painéis do Dashboard