Acompanhar cobranças

💡 Dica

Clique no indicador Vencidas todo dia: a lista mostra quantos dias cada fatura está atrasada e o total que falta receber. Abra a fatura e use Enviar para lembrar o cliente pelo WhatsApp. Cobrar cedo é o jeito mais rápido de receber e reduzir a inadimplência.

A tela de Cobranças é onde você acompanha todas as faturas dos seus clientes num só lugar: o que está em aberto, o que já foi pago, o que venceu. Os números ficam no topo, os filtros ficam na própria tela e cada linha abre a fatura completa, de onde você dá baixa no pagamento, envia a cobrança pelo WhatsApp ou estorna um pagamento lançado errado.

Passo 1: Abra a tela de Cobranças

No menu do topo, clique em Cobranças. A tela abre com o título Faturas e já lista as faturas criadas nos últimos 30 dias.

Passo 2: Leia os indicadores por situação

Logo abaixo do título ficam seis cartões, um por situação. Eles somam tudo o que está no período e nos filtros escolhidos:

• Todas: quantas faturas existem no período;
• Pendentes: o valor que ainda vai vencer e quantas faturas estão no prazo;
• Vencidas: o valor em atraso e quantas faturas já passaram do vencimento;
• Pagas: o valor recebido e quantas faturas foram pagas;
• Canceladas: quantas foram canceladas e o valor que deixou de ser cobrado;
• Sem valor: faturas sem cobrança (valor zero).

Clique em um cartão para filtrar a lista por aquela situação. Os números dos outros cartões continuam visíveis, então dá para pular de uma situação para outra sem perder a visão do todo. Para voltar a ver tudo, clique no × do cartão selecionado ou em Todas.

Passo 3: Ajuste os filtros

Os filtros ficam na própria tela, na linha abaixo dos indicadores. Cada mudança recarrega a lista na hora, sem botão de aplicar:

• Buscar cliente: escolha antes o que vai digitar, Cliente, Pet ou Telefone, e digite ao menos 3 letras. Aparecem os clientes encontrados; escolha um para ver só as faturas dele;
• Período: o intervalo de datas. Vem com Hoje, Últimos 7 dias, Últimos 30 dias e Mês atual prontos, ou escolha as duas datas à mão. O intervalo pode ter no máximo 12 meses;
• Por data de: diz qual data o período considera: Criação (o padrão), Vencimento ou Pagamento;
• Tipo: Todos, Agendamento, Plano/Pacote, Avulsa ou Voucher;
• Segmento: só aparece quando a loja trabalha com mais de um segmento (Pet Shop, Clínica, Creche/Hotel). Vem com todos marcados.

Os filtros em uso aparecem como etiquetas acima da lista (situação, cliente e tipo), cada uma com um × para remover. Limpar filtros volta ao padrão. Logo abaixo, a linha de resultado resume: quantas faturas há no período, o valor total e o a receber (com a contagem de faturas em aberto). Com uma situação selecionada, esses totais passam a ser só daquela situação.

Passo 4: Encontre uma fatura pelo número

No canto superior direito, o campo Ir para a fatura nº procura uma fatura específica pelo número. Digite só os dígitos (sem o #) e tecle Enter ou clique na seta.

Essa busca é diferente dos filtros: o número é procurado na loja inteira, então período, situação, tipo e segmento ficam suspensos enquanto ela está ativa. A tela avisa isso numa faixa azul. Para voltar à lista normal, limpe o campo com o × ou clique em Voltar à lista.

Passo 5: Entenda a lista de faturas

Cada linha é uma fatura. As colunas mostram:

• Fatura: o número (ex.: #2566) e, embaixo, a data em que foi criada;
• Cliente / Pet: o nome do cliente e o pet ligado à fatura. Clicar no nome do cliente abre o perfil dele. Se o nome do cliente ou do pet era outro quando a fatura foi feita, o nome antigo aparece ao lado, com um lápis;
• Tipo: Agendamento, Plano, Avulsa ou Voucher, cada um com a própria cor;
• Situação: Pendente, Vencida, Pago, Cancelada ou Sem valor. Em fatura paga aparece também a data do pagamento;
• Vencimento: a data de vencimento e, em fatura vencida, há quantos dias está em atraso;
• Valor: o valor total da fatura;
• A receber: quanto ainda falta receber; fatura quitada, cancelada ou sem valor mostra um traço;
• Itens ERP: só aparece quando a loja tem um sistema (ERP) integrado; mostra o status fiscal/ERP da fatura.

Quando há mais faturas do que cabe numa página, a paginação aparece no rodapé. Trocar de indicador ou de filtro volta para a primeira página.

Passo 6: Abra a fatura e aja sobre ela

Clique em qualquer lugar da linha (ou no número da fatura) para abrir a fatura completa. Não existem mais botões de ação na lista: tudo acontece dentro da fatura, que traz os itens, o desconto, a observação e o rodapé com Pagar, Enviar e Estornar. Esse modal está explicado em A fatura por dentro.

Para dar baixa no pagamento:

1. Abra a fatura e clique em Pagar;
2. Escolha a Forma de pagamento (dinheiro, cartão, Pix, etc.);
3. Confira o Valor a receber* (campo obrigatório). Em dinheiro, o sistema calcula o troco; em cartão ou Pix, um valor extra se sobrar;
4. Se o cliente tiver saldo de Voucher, marque Utilizar Voucher para abater do crédito;
5. Clique em Pagar. A fatura passa para a situação Pago e a lista se atualiza sozinha.

Para enviar a cobrança, use Enviar dentro da fatura: a mensagem vai direto para o WhatsApp do cliente. Para estornar um pagamento lançado errado, use Estornar (só aparece em fatura já paga): todos os pagamentos daquela fatura são desfeitos de uma vez e ela volta a ficar em aberto.

Pagar, enviar ou imprimir várias faturas de uma vez

A seleção em lote saiu da tela de Cobranças e mora no perfil do cliente: abra o cliente e clique em Ver Pendências. Lá, marque as faturas desejadas e use Pagar faturas (a partir de duas selecionadas; só em loja sem ERP integrado), Enviar ou Imprimir. Como a seleção é por cliente, o pagamento em lote nunca mistura faturas de clientes diferentes.

Exportar a lista

O botão Exportar, ao lado da busca por número, baixa uma planilha com as faturas do período e dos filtros que estão na tela. Útil para conferência com o financeiro ou com o contador.

⚠️ Atenção

Os indicadores e a linha de resultado obedecem ao período e aos filtros. Se um valor parecer baixo demais, confira primeiro se o período está no padrão dos últimos 30 dias por data de criação: uma fatura vencida em setembro que foi criada em junho, por exemplo, só aparece se você ampliar o período ou trocar Por data de para Vencimento.

🚫 Cuidado

O Estornar dentro da fatura desfaz todos os pagamentos registrados nela de uma vez, e isso não pode ser desfeito. A fatura volta a ficar em aberto. Se ela foi paga junto com outras (pagamento em lote pelo Ver Pendências), o estorno desfaz o lote inteiro. Use só quando o pagamento realmente foi lançado errado.

O que muda com o seu sistema (ERP)

Se você não usa um sistema (ERP)

Sem ERP integrado, a coluna Itens ERP não aparece na lista. No Ver Pendências do cliente você ganha o botão Pagar faturas, que quita várias de uma vez. Dar baixa apenas marca a fatura como paga na tecpet; a nota fiscal, se você emitir, é feita à parte no seu emissor.

Se você usa VHSYS

Com a VHSYS integrada, aparece a coluna Itens ERP mostrando o status na linguagem do ERP (Em Aberto, Atendido, Erro, Cancelada…). O botão Pagar faturas em lote não aparece no Ver Pendências: com integração, cada fatura é paga uma a uma para manter os itens em sincronia com a VHSYS. O Estornar continua disponível dentro da fatura.

Veja também

• A fatura por dentro
• Parâmetros de cobrança
• O que muda com a integração