Acompanhar cobranças

💡 Dica

Filtre por situação Vencidas todo dia e use o botão de WhatsApp de cada fatura para lembrar o cliente, cobrar cedo é o jeito mais rápido de receber e reduzir a inadimplência.

A tela de Cobranças é onde você acompanha todas as faturas dos seus clientes num só lugar, o que está em aberto, o que já foi pago, o que venceu. É daqui que você dá baixa nos pagamentos, envia a cobrança pelo WhatsApp e estorna um pagamento lançado errado. Tudo o que vira dinheiro na tecpet (um agendamento, uma venda avulsa, a compra de um plano) gera uma fatura que cai nesta lista. Para entender o que tem dentro de uma fatura (itens, desconto, observação), veja A fatura por dentro.

Passo 1: Abra a tela de Cobranças

No menu do topo, clique em Cobranças. A lista abre já com as faturas dos últimos dias.

Passo 2: Entenda a lista de faturas

Cada linha é uma fatura. As colunas mostram:

• Fatura: o número da fatura (ex.: #00123);
• Valor: o valor total da fatura;
• A receber: quanto ainda falta receber (se já estiver toda paga, aparece -);
• Situação: Pago, Pendente, Vencida, Cancelada ou Sem Valor;
• Pet: o pet ligado à fatura (quando houver);
• Tipo: Agendamento, Plano, Avulsa ou Voucher;
• Itens ERP: só aparece quando a loja tem um sistema (ERP) integrado; mostra o status fiscal/ERP da fatura.

As Operações de cada fatura

À direita de cada linha, na coluna Operações, ficam os botões de ação da fatura:

• Enviar a fatura (ícone do WhatsApp), manda a cobrança direto no WhatsApp do cliente;
• Pagar fatura (cifrão azul), abre a janela para dar baixa no pagamento; fica desabilitado quando a fatura já está Paga, Cancelada, é Sem Valor, ou quando a loja recebe pelo PDV;
• Estornar pagamentos (seta vermelha), desfaz os pagamentos da fatura; só aparece em parte das lojas e só fica ativo quando há algum valor já pago;
• Detalhes da fatura (ícone de recibo), abre o modal completo da fatura, com itens, desconto e o rodapé de ações (explicado em A fatura por dentro).

Passo 3: Filtre o que você procura

Clique em Filtrar busca para abrir a janela Filtrar. Escolha os campos que quiser (veja abaixo o que é cada um) e clique em Filtrar no rodapé. Os filtros ativos ficam visíveis no topo da lista. Para procurar uma fatura pelo número, digite no campo Fatura #00000 no canto superior. Limpar filtros (ou o botão Limpar dentro da janela) volta para a lista completa.

Os campos da janela Filtrar

• Segmentos: escolhe de quais segmentos (Pet Shop, Clínica, Creche/Hotel) você quer ver as faturas; já vem com todos marcados;
• Cliente: busca as faturas de um cliente específico;
• Período: Hoje, Mês atual, Últimos 7 dias, Últimos 30 dias ou Personalizado (escolhe uma data inicial e final, com no máximo 1 ano de diferença);
• Filtrar por data de: diz qual data o período acima considera: Criação, Vencimento ou Pagamento;
• Situação: Todas, Pagas, Em aberto, Vencidas, Canceladas ou Sem Valor;
• Tipo: Todas, Agendamento, Plano/Pacote, Avulsa ou Voucher.

Passo 4: Dê baixa no pagamento de uma fatura

Para registrar que o cliente pagou:

1. Na linha da fatura, clique no botão Pagar fatura (o cifrão azul nas Operações);
2. Abre a janela Fatura #… mostrando o Valor em aberto, o cliente e o pet;
3. Escolha a Forma de pagamento (dinheiro, cartão, Pix, etc.);
4. Confira o Valor a receber* (campo obrigatório), em dinheiro, o sistema calcula o troco; em cartão/Pix, um valor extra se sobrar;
5. Se o cliente tiver saldo de Voucher, marque Utilizar Voucher para abater do crédito;
6. Clique em Pagar. A fatura passa para a situação Paga.

Passo 5: Pague várias faturas de uma vez (em lote)

Quando a loja não tem um sistema (ERP) integrado, dá para quitar várias faturas juntas:

1. Marque o quadradinho de cada fatura que quer pagar (ou clique em Selecionar todas no topo da lista);
2. Com duas ou mais selecionadas, clique no botão Pagar faturas;
3. Confira os valores e a forma de pagamento na janela que abre e confirme.

(Em lojas com ERP integrado, esse botão não aparece, cada fatura é paga individualmente pelo passo anterior.)

Passo 6: Envie ou imprima várias faturas

Ainda usando os quadradinhos de seleção, com pelo menos uma fatura marcada você pode:

• Clicar em Enviar (ícone do WhatsApp), manda as faturas selecionadas para o WhatsApp do cliente;
• Clicar em Imprimir: abre as faturas selecionadas para impressão.

Para enviar uma fatura só, use o botão de WhatsApp na própria linha, nas Operações.

Passo 7: Estorne um pagamento (se foi lançado errado)

Se você deu baixa por engano:

1. Na linha da fatura já paga, clique em Estornar pagamentos (a seta vermelha nas Operações);
2. Aparece o aviso “Estornar pagamentos? Todos os pagamentos da fatura serão estornados e isso não poderá ser desfeito.”;
3. Confirme em Estornar (e, se pedido, confirme o funcionário responsável).

A fatura volta a ficar em aberto e você pode dar baixa de novo, corrigindo a forma de pagamento ou o valor. Atenção: isso desfaz todos os pagamentos da fatura de uma vez.

Como editar ou conferir uma fatura depois

Para ver ou ajustar o conteúdo de uma fatura (itens, desconto, observação, vencimento), clique em Detalhes da fatura (o ícone de recibo) na linha dela, abre o modal completo, explicado em A fatura por dentro. As regras gerais de cobrança da loja (vencimento padrão, juros, formas de pagamento aceitas) ficam em Parâmetros de cobrança. Se a loja tem um sistema (ERP), entenda como as faturas viram nota fiscal em O que muda com a integração.

⚠️ Atenção

O botão Pagar fatura fica desabilitado quando a fatura já está Paga, Cancelada ou é Sem Valor, e também quando a loja recebe os pagamentos pelo PDV/sistema de caixa. Nesses casos o pagamento é tratado fora desta tela.

🚫 Cuidado

O botão Estornar pagamentos (a seta vermelha) desfaz todos os pagamentos registrados na fatura de uma vez, e isso não pode ser desfeito. A fatura volta a ficar em aberto. Se a fatura foi paga junto com outras (pagamento em lote), o estorno desfaz o lote inteiro. Use só quando o pagamento realmente foi lançado errado.

O que muda com o seu sistema (ERP)

Se você não usa um sistema (ERP)

Sem ERP integrado, a coluna Itens ERP não aparece na lista. Você também ganha um botão extra: dá para pagar várias faturas de uma vez (veja o passo de pagamento em lote). Dar baixa apenas marca a fatura como paga na tecpet, a nota fiscal, se você emitir, é feita à parte no seu emissor.

Se você usa VHSYS

Com a VHSYS integrada, aparece a coluna Itens ERP mostrando o status na linguagem do ERP (Em Aberto, Atendido, Erro, Cancelada…). O botão de pagar várias faturas em lote deixa de aparecer: com integração, cada fatura é paga uma a uma para manter os itens em sincronia com a VHSYS. O Estornar pagamentos continua disponível.