Configurar a integração com a VHSYS (ERP tecpet)

💡 Dica

Antes de abrir chamado, abra Ver detalhes no cartão da integração: numa tela só você vê tudo o que vai e tudo o que não vai para o ERP. É a forma mais rápida de descobrir se o que você espera (nota de produto, baixa de estoque de revenda, catálogo de produtos) realmente faz parte da integração, muita “falha” reportada é, na verdade, algo que a integração nunca fez.

💡 Dica

Quando um cliente não estiver aparecendo direito no ERP, não vá pela fatura: abra o cadastro do cliente e olhe o ícone de nuvem ao lado do nome e a seção Integração no fim da página. Ali você vê o status, a data da última sincronização e o motivo exato da falha devolvido pelo ERP, normalmente é um dado do cadastro (CPF, telefone, endereço) que precisa ser corrigido.

A VHSYS é a integração mais completa da tecpet e a única bidirecional: o que acontece na tecpet (clientes, agendamentos, vendas, recebimentos) é refletido no ERP, e parte do que acontece no ERP (cadastro de clientes, vendas de balcão, baixa e estorno de contas a receber) volta para a tecpet. É por ela que o agendamento vira Ordem de Serviço, a venda de produto vira Pedido de Venda, o recebimento vira conta a receber baixada e a nota fiscal de serviço é emitida. Tudo isso mora dentro da tela de Integrações, em Configurações, não existe mais uma tela separada de ERP. Nessa tela você confere se a integração está Ativada, lê o que ela faz e abre as Configurações do ERP, onde ficam a categoria, a conta bancária e os dados fiscais que a tecpet usa para montar a OS e a nota lá dentro. E, no cadastro de cada cliente, a seção Integração mostra se aquele cliente está sincronizado, quando sincronizou pela última vez e o histórico completo.

Passo 1: Abra a tela de Integrações

Entre em Configurações (vai pedir a senha de administrador) e, no menu lateral, em Sistema → Integrações. A tela abre com o título Integrações e o subtítulo “Conecte a tecpet a outros sistemas e sincronize seus dados automaticamente.”.

Logo abaixo há um aviso azul: “A ativação de uma integração é feita pelo nosso time. Fale com a gente para contratar ou ativar uma integração para a sua loja.”, com o botão verde Falar com Comercial. É por ali que você pede a ativação, nenhuma integração é ligada por você pelo painel.

Os sistemas ficam agrupados na categoria ERPs, sempre nesta ordem: primeiro as Ativadas, depois o ERP tecpet e, por último, as demais em ordem alfabética.

Enquanto a lista carrega, aparece “Carregando integrações…”. Se a conexão falhar, a tela mostra “Não foi possível carregar suas integrações. Verifique sua conexão e tente novamente.” com o botão Tentar novamente.

Passo 2: Encontre o cartão da VHSYS (ele pode se chamar “ERP tecpet”)

O cartão da VHSYS aparece com um de dois nomes, dependendo de como a sua loja contratou:

• ERP tecpet (azul-escuro, com o logo da tecpet), é o caso da grande maioria das lojas, quando o ERP é fornecido dentro do pacote tecpet;
• Vhsys (laranja, com o logo da VHSYS), quando a loja usa uma conta VHSYS contratada por fora.

São a mesma integração, com exatamente o mesmo comportamento: muda só o nome e o logo na tela. Neste artigo usamos “ERP tecpet” porque é o que aparece na maior parte das lojas.

O cartão resume a integração inteira:

• O nome, com o selo Ativada (verde) ou Desativada (cinza);
• O selo verde Bidirecional: os dados andam nos dois sentidos (o Bling, por comparação, mostra Unidirecional);
• O bloco Sincroniza, com três itens: Clientes, Faturas → OS e/ou pedidos de venda e Criação e emissão de NF;
• A nota em itálico “Integração 100% entre ERP e tecpet”;
• No rodapé, Ver detalhes e o botão roxo Configurar.

⚠️ Atenção

O botão Configurar só aparece quando a integração está Ativada. Num cartão desativado, no lugar dele aparece o texto cinza “Ativação feita pelo time tecpet”: nesse caso, use Falar com Comercial. O Ver detalhes continua disponível dos dois jeitos.

Passo 3: Veja em “Ver detalhes” o que vai e o que não vai

Clique em Ver detalhes (ou em qualquer ponto do cartão) para abrir a janela de detalhes. Ela repete o nome, o status e o selo Bidirecional no topo e traz três blocos. Role a janela para ver tudo.

Vai integrar (em verde), os sete itens que a integração realmente faz:

• Cadastro de clientes (nos dois sentidos): criar ou editar um cliente na tecpet cria/atualiza o cliente no ERP, e criar/editar direto no ERP reflete de volta na tecpet. Se o CPF já existir lá, o sistema vincula ao cliente existente em vez de duplicar;
• Ordem de Serviço (OS) para agendamentos: cada agendamento/fatura de serviço (banho e tosa, clínica, creche, hotel) vira uma Ordem de Serviço no ERP, com os serviços, as parcelas e uma conta a receber com o saldo. Adicionar um serviço atualiza a OS e o valor;
• Pedido de Venda (PV) para produtos: uma fatura só de produto (venda avulsa) gera um Pedido de Venda com conta a receber. Agendamento com serviço e produto gera OS (serviços) e PV (produtos) em paralelo;
• Pagamento e conciliação automática: ao registrar o pagamento (na tecpet, no balcão/PDV do ERP ou pela baixa da conta a receber), a fatura fica Paga, a OS/pedido vira Atendido e a conta a receber é baixada. Suporta pagamento parcial, desconto e acréscimo/juros;
• Estorno e cancelamento: estornar o pagamento reverte a fatura e gera uma OS/conta a receber limpa. Cancelar o agendamento cancela a fatura, a OS, o pedido de venda e remove as contas a receber;
• Nota Fiscal de Serviço (NFS-e): a integração cria e emite a NFS-e no ERP com os dados fiscais configurados. Vale só para faturas de serviço e depende da configuração da sua loja: por padrão a emissão automática vem desligada e a nota fica pendente de emissão até ser habilitada;
• Baixa de estoque de insumos: itens marcados como insumo dentro de um serviço (ex.: vacina) dão saída de estoque no ERP quando a fatura de serviço é totalmente paga. Vale só para insumos com produto vinculado no ERP.

Não vai integrar (em vermelho), os cinco limites:

• Não emite nota fiscal de PRODUTO (NF-e): a integração emite apenas NFS-e (serviço). Para faturas de produto (Pedido de Venda) nenhuma nota é criada ou emitida; a NF-e, se necessária, precisa ser emitida manualmente dentro do ERP;
• Venda de produto não baixa estoque no ERP: o controle de estoque do pedido de venda está desativado (em revisão com a VHSYS). Vender um produto de revenda pela tecpet não reduz o estoque no ERP, só os insumos dentro de um serviço dão baixa;
• Catálogo de produtos não sincroniza: a integração usa produtos já cadastrados/vinculados no ERP; ela não cria o seu catálogo automaticamente a partir da tecpet, e itens sem vínculo são ignorados na venda;
• Retorno do ERP para a tecpet é limitado: só voltam para a tecpet: cadastro de clientes, vendas de balcão (PDV) e baixa/estorno de contas a receber. Criar produtos, emitir notas ou movimentar estoque direto no ERP não reflete na tecpet;
• Não há sincronização periódica automática: a sincronização acontece no momento da ação (por evento) ou pelos avisos do ERP. Não existe rotina varrendo e reprocessando dados de tempos em tempos.

No fim há o bloco Como ativar, hoje com o aviso “Em construção.”: o processo é diferente para cada integração, então por enquanto a ativação passa pelo time comercial. No rodapé ficam Falar com Comercial e Configurar integração.

🚫 Cuidado

Dois limites custam dinheiro se você não souber deles: a nota de produto (NF-e) não sai sozinha e a venda de produto de revenda não baixa o estoque no ERP. Se a sua loja vende produto, mantenha a rotina manual dentro do ERP para essas duas coisas, senão o estoque de lá vai ficar maior do que o real e a nota simplesmente não será emitida.

Passo 4: Abra as Configurações do ERP

Clique em Configurar no cartão ou em Configurar integração no rodapé da janela de detalhes. Abre a janela Configurações do ERP tecpet (em loja com conta VHSYS própria, o título sai como Configurações do Vhsys). Enquanto os dados chegam, aparece “Carregando dados…”.

A janela tem quatro campos gerais e, embaixo, as Configurações Fiscais por Segmento. Cada campo tem um botão ? ao lado do nome, passe o mouse nele para ver a explicação oficial. No rodapé fica o botão Salvar.

⚠️ Atenção

Os valores desta janela vêm de dentro do seu ERP (categorias, contas bancárias, códigos de serviço, natureza, regime, atividade). Se você não souber onde encontrá-los, peça ajuda ao suporte antes de digitar: um código errado faz a OS nascer na categoria errada ou a nota não emitir.

Passo 5: Preencha os campos gerais

São quatro campos, nesta ordem:

• Categoria padrão *, a categoria, dentro do ERP, em que os serviços executados na agenda serão lançados. A explicação do ? sugere: “Sugestão: Serviços”. A lista traz as categorias que já existem no seu ERP;
• Conta bancária padrão *, a conta usada para as contas a receber em aberto (ainda sem pagamento). A lista traz as contas cadastradas no seu ERP;
• Configuração padrão de conta a receber: como a conta a receber é criada (o valor padrão é Conta). Só mexa aqui se você usa a conta integrada e quer emitir boletos; nesse caso, garanta antes que a conta bancária no ERP está configurada para aceitar boleto. Este campo fica desabilitado enquanto não houver uma conta bancária válida selecionada acima;
• Meio de pagamento padrão para contas a receber pendentes: o meio de pagamento com que as contas a receber pendentes nascem no ERP; facilita a baixa direto pelo contas a receber. O campo é pesquisável e pode ficar vazio (o texto de apoio é “Nenhum (padrão)”). As opções são as da VHSYS: Dinheiro, PIX, Cheque, Permuta, Cartão de Crédito, Cartão de Débito, Boleto, Transferência, Ted, Depósito Identificado, Depósito em C/C, Duplicata Mercantil, Faturado, Faturar, Débito Automático, Lotérica, Banco, DDA, Pagamento online, BNDES, Outros, DP Descontada, CH Descontado, Vale Alimentação, Vale Refeição, Vale Presente e Vale Combustível.

Os campos marcados com * são obrigatórios para salvar: sem Categoria padrão e Conta bancária padrão, a janela mostra o aviso vermelho “Preencha todos os campos da tela para prosseguir” e não grava nada.

Passo 6: Configure os dados fiscais por segmento

O bloco Configurações Fiscais por Segmento (explicação do ?: “Preencha os dados para criação de Ordens de Serviço e Notas Fiscais no ERP”) traz quatro sanfonas, todas fechadas quando a janela abre, sempre nesta ordem: Pet Shop, Clínica, Creche e Hotel. Clique no nome para abrir e fechar.

Com o segmento aberto, aparece à direita o botão Copiar da nota referência: ele abre a janela Copiar dados fiscais da nota referência, onde você informa o ID da nota referência * (uma nota que já saiu certa no ERP) e clica em Copiar. A tecpet preenche os campos fiscais daquele segmento a partir dela e avisa “Dados preenchidos, Campos fiscais preenchidos a partir da nota referência.”. É o caminho mais rápido e mais seguro para não errar código.

Preenchendo à mão, cada segmento tem:

• Descrição: o texto que descreve o serviço daquele segmento na OS e na nota;
• Código do Serviço: o código do serviço dentro do ERP;
• Id do Centro de Custo: o centro de custo em que o lançamento entra;
• Série RPS: a série do RPS usada na emissão;
• Id da Natureza: a natureza da operação;
• Id do Regime: o regime tributário;
• Id da Atividade: a atividade;
• Alíquota: a alíquota do ISS aplicada;
• % COFINS, % PIS, % CSLL, % IR e % INSS: os percentuais de cada tributo (o padrão na tela é 0,00);
• As caixas Reter COFINS, Reter PIS, Reter CSLL, Reter IR e Reter INSS: marque quando o imposto correspondente for retido na nota.

Preencha só os segmentos que a sua loja atende. Se a loja não faz creche ou hotel, deixe essas sanfonas vazias.

⚠️ Atenção

Esses campos são o que define como a sua nota sai. Alíquota, natureza, regime ou retenção errados geram nota errada: e nota errada já emitida não se conserta pela tecpet, tem que ser tratada no ERP e com a prefeitura. Na dúvida, confirme com a sua contabilidade ou use Copiar da nota referência.

Passo 7: Salve

Desça até o rodapé da janela e clique em Salvar.

Deu certo: aparece o aviso “Configuração atualizada, Configuração de ERP atualizada com sucesso!” e a janela fecha sozinha. Deu errado: aparece “Não foi possível atualizar a configuração de ERP!” e a janela continua aberta com o que você digitou, corrija e tente de novo.

Em lojas que vendem produto do ERP, aparece também, à esquerda do Salvar, o botão Sincronizar Produtos: ele traz a lista de produtos do ERP para a tecpet e, enquanto roda, mostra “Sincronizando…”. Ao terminar, avisa quantos produtos foram sincronizados (e quantos falharam, se for o caso).

⚠️ Atenção

Salvar grava a janela inteira de uma vez, inclusive as sanfonas que você deixou fechadas. E salvar mantém a integração ativada: não use esse botão esperando desligar o ERP; para desativar, fale com o time.

Passo 8: Acompanhe a sincronização pelo ícone no cadastro do cliente

Abra Clientes, entre no perfil de um cliente e fique na aba Informações Gerais. Ao lado do nome, no topo, aparece um ícone de nuvem colorido com o status da integração daquele cliente. Passe o mouse nele para ver o texto:

• Nuvem com check, verde: “Integrado ao ERP”: o cliente está sincronizado;
• Nuvem com setas, verde: “Sincronizando com o ERP”: o envio está em andamento;
• Nuvem cortada, vermelha: “Falha na integração com o ERP”: o ERP recusou o cadastro;
• Nuvem cinza: “Ainda não sincronizado com o ERP”: aquele cliente ainda não foi enviado.

O ícone só aparece em lojas com integração de ERP ativa. Na mesma linha, em lojas VHSYS que usam o PDV, fica também o botão Ver Pendências, que lista o que o cliente tem em aberto no ERP.

⚠️ Atenção

Esse ícone existe no cadastro do cliente, não na lista de Clientes. Se você estiver procurando uma coluna de sincronização na tela de Clientes, ela não existe, entre no perfil do cliente.

Passo 9: Leia a seção Integração do cadastro

Role o cadastro do cliente até o fim (depois de Notificações Bloqueadas). Lá está a seção Integração, com:

• Status:: o selo com a situação da sincronização;
• Última sincronização:: data e hora do último envio bem-sucedido;
• Origem:: de onde partiu a última alteração: tecpet ou Sistema externo (só aparece quando há origem registrada);
• Falhando há N tentativa(s): uma faixa vermelha que aparece quando o envio vem falhando seguidamente;
• Motivo da falha:: a mensagem que o próprio ERP devolveu, exibida quando o status é de erro. É o texto mais útil da tela: normalmente diz exatamente qual dado está errado;
• O botão Ver histórico.

Se o cliente nunca foi enviado, a seção mostra apenas “Ainda não sincronizado.”.

⚠️ Atenção

Em loja com a VHSYS, esse selo usa os nomes do ERP, não os da tecpet. Traduzindo:

• Atendido = sincronizado com sucesso (é o status “tudo certo”, apesar do nome);
• Processando = envio em andamento;
• Em Aberto = criado no ERP e aguardando pagamento;
• Aguardando Emissão = pendente de emissão da nota;
• Emitido = nota emitida;
• Erro = o ERP recusou; veja o Motivo da falha;
• Cancelada = cancelado no ERP;
• - = sem status.

Ou seja: ver Atendido no cadastro do cliente é boa notícia.

Passo 10: Abra o histórico de sincronização

Clique em Ver histórico para abrir a janela Histórico de sincronização, seguida do nome do cliente. É a linha do tempo de tudo o que a tecpet trocou com o ERP para aquele cliente, com sete colunas:

• Data: dia e hora do evento;
• Ação: Criação, Atualização ou Remoção;
• Status: o resultado, com os mesmos nomes do ERP explicados no passo anterior;
• Origem: tecpet ou Sistema externo (traço quando não há origem registrada);
• Variação: a variação do item envolvido, quando houver;
• ID externo: o código do cliente dentro do ERP. É esse número que o suporte pede quando precisa achar o cadastro do outro lado;
• Erro: a mensagem devolvida pelo ERP naquele envio (traço quando deu certo).

No rodapé fica o botão Fechar. Se ainda não houve nenhum envio, a janela mostra “Sem histórico de sincronização.”.

Como editar ou desfazer depois

• Mudar a configuração do ERP: volte por Configurações → Sistema → Integrações → Configurar. A janela reabre com tudo já preenchido; altere o que precisa e clique em Salvar. Não há histórico nem “desfazer” aqui, o último Salvar é o que vale, então anote um código que já funcionava antes de trocá-lo;
• Sair sem gravar: use o x no topo da janela; nada do que você digitou é aplicado;
• Corrigir um cliente que falhou: ajuste o cadastro do cliente conforme o Motivo da falha e salve, salvar o cliente dispara um novo envio, e o ícone/seção Integração acompanham;
• Corrigir uma fatura que falhou: o reprocesso é feito pela fatura, não por aqui (veja O que muda com a integração ativa);
• Desativar a integração: não é feito pelo painel, fale com o time pelo Falar com Comercial.

Quando algo não sincroniza

Antes de abrir chamado, confira as causas mais comuns, todas visíveis na própria tela:

• Cadastro do cliente divergente: CPF/CNPJ inválido, telefone duplicado ou inválido, dados obrigatórios faltando. O Motivo da falha na seção Integração costuma dizer exatamente qual campo é;
• Você esperava algo que a integração não faz: nota de produto (NF-e), baixa de estoque de revenda ou catálogo de produtos: confira em Ver detalhes → Não vai integrar;
• Emissão automática de nota desligada: por padrão ela vem desligada e a nota fica pendente de emissão; peça ao time para habilitar;
• Configuração fiscal incompleta no segmento: segmento sem código de serviço, natureza ou regime não emite nota. Use Copiar da nota referência;
• Nada foi feito ainda: a sincronização acontece por evento; não existe rotina periódica. Se ninguém mexeu no cliente ou na fatura, nada é reenviado sozinho.

Persistindo, fale com o suporte e informe o ID externo do cliente (na janela de histórico), é o que permite achar o cadastro do outro lado rapidinho.

Veja também

• O que são as integrações
• O que muda com a integração ativa
• Integração com o Bling
• A fatura por dentro
• Cadastrar um cliente