A fatura por dentro

💡 Dica

Use o botão Enviar da fatura para mandar a cobrança direto no WhatsApp do cliente, é o jeito mais rápido de receber. E acompanhe as vencidas com o filtro de situação para reduzir a inadimplência.

Quase tudo na tecpet gera uma fatura: um agendamento, uma venda no balcão, a compra de um plano/pacote. Todas ficam em Cobranças. Aqui explicamos a fatura por dentro: o que você vê e faz ao abri-la. (Para acompanhar a lista no dia a dia, veja Acompanhar cobranças.)

Tipos de fatura

Pelo Tipo, a fatura pode ser:

• Agendamento: gerada por um agendamento (fica ligada a ele);
• Plano/Pacote: referente à compra ou ao uso de um plano;
• Avulsa: uma cobrança criada manualmente, sem agendamento;
• Voucher: relacionada a vale/crédito.

O tipo influencia o que dá para editar e os textos do rodapé.

Vender um produto (venda avulsa)

Para vender um produto ou cobrar algo sem agendamento, crie uma venda avulsa:

1. Abra o perfil do cliente e clique em Nova venda: abre a janela Nova Fatura;
2. Em Itens, clique no +. No campo Tipo, escolha Produto (a lista também tem Serviço, Voucher, Leva e traz e Outro);
3. Preencha o Nome do produto, o Valor (R$) e a Quantidade e clique em Salvar;
4. Repita para adicionar mais itens. Se quiser, escreva uma Observação e ajuste o Vencimento;
5. Clique em Pagar para receber na hora, ou em Enviar para mandar a cobrança pelo WhatsApp.

Produtos do ERP na fatura

Se a sua loja tem integração com ERP (VHSYS), você pode incluir produtos do ERP na mesma fatura, junto com os serviços do atendimento, não só em vendas avulsas. O recurso é liberado gradualmente: peça ao suporte para ativar. Quem adiciona produtos também precisa da permissão Gerenciar produtos na fatura (veja Recursos e funcionários).

Ao adicionar um item do tipo Produto, abre a busca de produto (Buscar produto por nome ou código…), que procura no seu catálogo local e também no ERP. Escolhido o produto, informe a Quantidade (o sistema mostra o estoque disponível); o Valor já vem preenchido pelo ERP e não é editável. Quando o produto tem mais de um local de estoque ou controle de lote, esses campos também aparecem. Há ainda o tipo Insumo, para itens de uso interno (ex.: vacinas), que dão baixa de estoque mas não entram como linha de serviço.

Na lista de itens, o produto fica marcado com a etiqueta Produto (e Insumo para os de uso interno), com a foto do item. Produtos não podem ser editados depois de adicionados, porque os dados são sincronizados com o ERP, para mudar, remova e adicione de novo.

No ERP, o produto da fatura vira uma linha de Pedido de Venda (PV) na VHSYS, ao lado da Ordem de Serviço dos serviços. Veja O que muda com a integração ativa e Integração com a VHSYS.

Sem ERP: lojas sem integração continuam digitando o nome do produto livremente na venda avulsa, sem catálogo nem baixa de estoque.

Encontrar a fatura (filtros)

Em Cobranças, clique em Filtrar busca para abrir os filtros: período e data de (criação, vencimento ou pagamento); situação (Todas, Pagas, Em aberto, Vencidas, Canceladas, Sem valor); e tipo (Agendamento, Plano/Pacote, Avulsa, Voucher). Clique em Filtrar para aplicar.

Abrir uma fatura

Na lista, cada fatura tem ícones de Operações: WhatsApp, $ (registrar pagamento) e o ícone de documento, que abre a fatura. Clique no ícone de documento da linha desejada.

Dentro da fatura

O modal mostra, no topo, Cliente, Pet, Agendamento (quando houver), Segmento e o botão Pagar. Abaixo:

• Itens: os serviços/produtos cobrados; o + adiciona um item, o lápis edita o valor/quantidade e a lixeira remove;
• Descontos: descontos aplicados (ex.: desconto de combo); dá para adicionar/editar;
• Observação: uma nota livre na fatura;
• Subtotal e, no rodapé, Total, Pago e A receber, além do Vencimento (editável) e da Situação (Pendente, Paga, Vencida…).

Os botões do rodapé

Na base do modal:

• Pagar (no topo), registra o pagamento da fatura;
• Histórico: todas as alterações da fatura;
• Imprimir: gera a fatura para impressão;
• Enviar: manda a cobrança pelo WhatsApp;
• Estornar: desfaz o pagamento (só aparece em fatura já paga);
• Fechar.

⚠️ Atenção

O botão Estornar só fica disponível em faturas já pagas (desfaz o pagamento). E o tipo da fatura muda o que dá para editar: faturas de plano/pacote seguem as regras do plano, diferente de uma avulsa.