Seguir tus cobranzas

💡 Consejo

Filtra por situación Vencidas todos los días y usa el botón de WhatsApp de cada factura para recordarle al cliente — cobrar temprano es la forma más rápida de recibir y reducir la morosidad.

La pantalla de Cobranzas es donde sigues todas las facturas de tus clientes en un solo lugar — lo que está abierto, lo que ya se pagó, lo que venció. Desde aquí das de baja los pagos, envías el cobro por WhatsApp y estornas un pago cargado por error. Todo lo que se vuelve dinero en TecPet (un turno, una venta suelta, la compra de un plan) genera una factura que cae en esta lista. Para entender lo que hay dentro de una factura (ítems, descuento, observación), mira La factura por dentro.

Paso 1 — Abre la pantalla de Cobranzas

En el menú superior, haz clic en Cobranzas. La lista abre ya mostrando las facturas de los últimos días.

Paso 2 — Entiende la lista de facturas

Cada fila es una factura. Las columnas muestran:

• Factura — el número de la factura (ej.: #00123);
• Valor — el valor total de la factura;
• A recibir — cuánto falta recibir (si ya está toda pagada, aparece -);
• Situación — Pagado, Pendiente, Vencida, Cancelada o Sin Valor;
• Mascota — la mascota ligada a la factura (cuando hay);
• Tipo — Turno, Plan, Suelta o Voucher;
• Ítems ERP — solo aparece cuando la tienda tiene un sistema (ERP) integrado; muestra el estado fiscal/ERP de la factura.

Las Operaciones de cada factura

A la derecha de cada fila, en la columna Operaciones, están los botones de acción de la factura:

• Enviar la factura (icono de WhatsApp) — manda el cobro directo al WhatsApp del cliente;
• Pagar factura (signo de dólar azul) — abre la ventana para dar de baja el pago; queda deshabilitado cuando la factura ya está Pagada, Cancelada, es Sin Valor, o cuando la tienda recibe por el PDV;
• Estornar pagos (flecha roja) — deshace los pagos de la factura; aparece solo en parte de las tiendas y solo queda activo cuando hay algún valor ya pagado;
• Detalles de la factura (icono de recibo) — abre el modal completo de la factura, con ítems, descuento y el pie de acciones (explicado en La factura por dentro).

Paso 3 — Filtra lo que buscas

Haz clic en Filtrar búsqueda para abrir la ventana Filtrar. Elige los campos que quieras (mira abajo qué es cada uno) y haz clic en Filtrar en el pie. Los filtros activos quedan visibles arriba de la lista. Para buscar una factura por número, escríbelo en el campo Factura #00000 en la esquina superior. Limpiar filtros (o el botón Limpiar dentro de la ventana) vuelve a la lista completa.

Los campos de la ventana Filtrar

• Segmentos — elige de qué segmentos (Pet Shop, Clínica, Guardería/Hotel) quieres ver las facturas; viene con todos marcados;
• Cliente — busca las facturas de un cliente específico;
• Período — Hoy, Mes actual, Últimos 7 días, Últimos 30 días o Personalizado (elige una fecha inicial y final, con como máximo 1 año de diferencia);
• Filtrar por fecha de — dice qué fecha considera el período de arriba: Creación, Vencimiento o Pago;
• Situación — Todas, Pagadas, En abierto, Vencidas, Canceladas o Sin Valor;
• Tipo — Todas, Turno, Plan/Paquete, Suelta o Voucher.

Paso 4 — Da de baja el pago de una factura

Para registrar que el cliente pagó:

1. En la fila de la factura, haz clic en Pagar factura (el signo de dólar azul en Operaciones);
2. Abre la ventana Factura #… mostrando el Valor abierto, el cliente y la mascota;
3. Elige la Forma de pago (efectivo, tarjeta, Pix, etc.);
4. Revisa el Valor a recibir* (campo obligatorio) — en efectivo, el sistema calcula el cambio; en tarjeta/Pix, un valor extra si sobra;
5. Si el cliente tiene saldo de Voucher, marca Utilizar Voucher para descontar del crédito;
6. Haz clic en Pagar. La factura pasa a la situación Pagada.

Paso 5 — Paga varias facturas a la vez (en lote)

Cuando la tienda no tiene un sistema (ERP) integrado, puedes saldar varias facturas juntas:

1. Marca el casillero de cada factura que quieras pagar (o haz clic en Seleccionar todas arriba de la lista);
2. Con dos o más seleccionadas, haz clic en el botón Pagar facturas;
3. Revisa los valores y la forma de pago en la ventana que abre y confirma.

(En tiendas con ERP integrado, ese botón no aparece — cada factura se paga individualmente con el paso anterior.)

Paso 6 — Envía o imprime varias facturas

Usando los casilleros de selección, con al menos una factura marcada puedes:

• Hacer clic en Enviar (icono de WhatsApp) — manda las facturas seleccionadas al WhatsApp del cliente;
• Hacer clic en Imprimir — abre las facturas seleccionadas para imprimir.

Para enviar una sola factura, usa el botón de WhatsApp en su propia fila, en Operaciones.

Paso 7 — Estorna un pago (si se cargó por error)

Si diste de baja por equivocación:

1. En la fila de la factura ya pagada, haz clic en Estornar pagos (la flecha roja en Operaciones);
2. Aparece el aviso “¿Estornar pagos? Todos los pagos de la factura serán estornados y esto no se podrá deshacer.”;
3. Confirma en Estornar (y, si se pide, confirma el empleado responsable).

La factura vuelve a quedar abierta y puedes darle baja de nuevo, corrigiendo la forma de pago o el valor. Atención: esto deshace todos los pagos de la factura de una vez.

Cómo editar o revisar una factura después

Para ver o ajustar el contenido de una factura (ítems, descuento, observación, vencimiento), haz clic en Detalles de la factura (el icono de recibo) en su fila — abre el modal completo, explicado en La factura por dentro. Las reglas generales de cobranza de la tienda (vencimiento por defecto, intereses, formas de pago aceptadas) están en Parámetros de cobranza. Si la tienda tiene un sistema (ERP), mira cómo las facturas se vuelven nota fiscal en Qué cambia con la integración.

⚠️ Atención

El botón Pagar factura queda deshabilitado cuando la factura ya está Pagada, Cancelada o es Sin Valor, y también cuando la tienda recibe los pagos por el PDV/sistema de caja. En esos casos el pago se gestiona fuera de esta pantalla.

🚫 Cuidado

El botón Estornar pagos (la flecha roja) deshace todos los pagos registrados en la factura de una vez — y esto no se puede deshacer. La factura vuelve a quedar abierta. Si la factura se pagó junto con otras (pago en lote), el estorno deshace todo el lote. Úsalo solo cuando el pago realmente se cargó por error.

Qué cambia con tu sistema (ERP)

Si no usas un sistema (ERP)

Sin un ERP integrado, la columna Ítems ERP no aparece en la lista. También ganas un botón extra: puedes pagar varias facturas a la vez (mira el paso de pago en lote). Dar de baja solo marca la factura como pagada en TecPet — la nota fiscal, si la emites, se hace aparte en tu propio emisor.

Si usas VHSYS

Con VHSYS integrada, aparece la columna Ítems ERP mostrando el estado en el lenguaje del ERP (En Abierto, Atendido, Error, Cancelada…). El botón de pagar varias facturas en lote deja de aparecer — con integración, cada factura se paga una por una para mantener los ítems sincronizados con VHSYS. Estornar pagos sigue disponible.